ERP Software: Configuración del Presupuesto del Proyecto

De empezar a bajar hacia la aplicación de un nuevo sistema ERP para una empresa puede parecer una tarea monumental. Mucha gente no está seguro por dónde empezar ni siquiera con este tipo de proyectos. Aunque hay muchos pasos que hay que hacer, la definición de su presupuesto para el proyecto es la primera cosa que debe hacer. Esto ayudará a determinar los paquetes de software se ajusta potencial para su organización y eliminar el gasto de tiempo en la revisión de paquetes de software que son demasiado caros. A continuación se presentan algunos conceptos clave que se deben considerar en la definición de su presupuesto para este proyecto:

Aceptar la relación de 1:1: Por cada dólar que se gasta en licencias de software y mantenimiento durante los primeros 3 años de uso del sistema, plan de gasto de un dólar adicional para implementar el nuevo sistema. Si usted ya tiene un sistema de contabilidad en su lugar y tener un negocio bien establecido, cualquier propuesta de servicios mucho menos que esto es poco realista. Si la relación propuesta no es de 1:1, pregunte al proveedor de software específicamente cuáles son las medidas que han adoptado para reducir los requisitos estándar de la industria de servicios de implementación. En un entorno de fabricación totalmente integrado, un ratio de 02:01 para los servicios de software debe considerarse estándar.

Comparar manzanas con manzanas: A menudo es difícil comparar los costos totales de los sistemas de contabilidad que compiten por el software de varias maneras los proveedores de precios de sus sistemas. Por ejemplo, algunos sistemas de contabilidad ofrecer un precio por usuario concurrente (conectado al sistema, al mismo tiempo), mientras que otros precios por módulo, al tiempo que los demás precios por mes o por año. Para una comparación real de los costos totales del sistema, prepare un resumen de inversión de tres años para cada sistema que está siendo evaluado y revisar los costos de 3 años por sistema. Esto proporcionará una forma precisa para comparar la inversión total necesaria para ejecutar el nuevo sistema de tres años.

No estirar su presupuesto antes de que el proyecto aún comienza: Durante el período de evaluación de software, muchas personas se enamoran de los “bombos y platillos” por lo general proporcionada por los sistemas de gama alta. Cuando sea posible, evitar la compra de un sistema, si el precio de este sistema se encuentra en la gama alta de su rango objetivo del presupuesto del proyecto. Si usted decide comprar el sistema de gama alta, asegúrese de que usted puede enumerar las razones comerciales legítimas por qué sólo este sistema beneficiará a su organización. Además de los adicionales inversión inicial en licencias de software, es probable que los costos de implementación inicial, así como el mantenimiento en curso y los gastos de apoyo será mayor de lo previsto inicialmente.

Compra sólo lo que necesita hoy en día: Si el software que se compra permite adquirir por módulos o por el usuario, sólo comprar los módulos o las licencias de usuario que se tiene la certeza se aplicarán de inmediato. Sus intenciones de implementar módulos adicionales o los usuarios pueden cambiar después de la implementación inicial del sistema. Las causas más comunes de los planes de alteración son la dificultad de la implementación del sistema, los cambios en el negocio o la gestión de cambios con respecto a la futura dirección de la empresa.