Negociación del contrato en los proyectos de ERP

Así, después de haber trabajado a través de un muy riguroso proceso de selección de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), que han identificado un proveedor preferido y están listos para ir a la guerra en el precio. Se han analizado las propuestas de licencia y los gastos de apoyo, el número de días de aplicación y los porcentajes de consultoría y estar seguro de que puede reducir costos y hacer un trato mucho mejor. Usted está haciendo todo bien cuando se trata de la negociación del contrato, ¿no?

Bueno, sí y no. Por supuesto, tiene razón al centrarse en los costos propuestos – casi siempre hay margen para la reducción. Sin embargo, este enfoque tiene que estar en las áreas correctas. los costos de licencia y de apoyo, las tasas de consulta y los gastos son objetivos válidos para el descuento. Sin embargo, muchas organizaciones también hacer retroceder a los vendedores para reducir el número de días de aplicación en sus propuestas – que a menos que hacerse con mucho cuidado es casi siempre un error.

Cuando esto sucede, el vendedor tiende a reducir el esfuerzo en algunas partes del proyecto que no tienen un impacto directo sobre su capacidad para obtener el nuevo sistema en vivo. Los ejemplos incluyen la formación, desarrollo de informes o el apoyo posterior a la puesta en marcha. Cualquier reducción de costes obtenido en estas áreas suele ser ilusoria, ya que el mismo dinero o más tendrá que ser gastado después de que el proyecto para cerrar las lagunas que inevitablemente resultado.

Centrándose exclusivamente en el coste inicial del contrato es también un gran error. Muchas organizaciones gastan muchísimo tiempo y esfuerzo en tratar de conseguir reducciones de modo que el costo del contrato es con un presupuesto predefinido. Sin embargo, lo que a menudo no se dio cuenta es que el costo del contrato es por lo general en las condiciones o los supuestos definidos en el correspondiente programa de trabajo. La condición de este tipo más común es que los costos reflejan la comprensión actual del proveedor del alcance del proyecto, y que están sujetas a revisión durante el proyecto si (o más generalmente, cuando!) Los cambios en el alcance.

Todo el trabajo que implica acordar el precio del contrato inicial puede reducirse a la nada si el costo final del proyecto aumenta como resultado de tales supuestos. La parte más vital de la preparación para la negociación del contrato es la revisión del programa de trabajo y las condiciones correspondientes. Esto se debe hacer metódicamente y, preferiblemente, por alguien que tenga experiencia en la implementación de ERP. Por desgracia, en el calor de la batalla para forjar un acuerdo, a menudo es descuidado o ignorado incluso. Las consecuencias son muy familiares …