¿Por qué fallan las implementaciones de ERP y los 10 pasos clave necesarios para el éxito de Aplicación

Como una organización crece, aumenta el volumen de negocios, nuevas líneas de negocio se establecen y expansión en el extranjero aparece en el orden del día, es probable que los sistemas empresariales existentes puede que evolucionar para satisfacer las demandas de control de nuevo y la presentación de informes. atascos de información pueden surgir, los sistemas no podrán comunicarse de manera efectiva con los demás, los procesos de negocio puede llegar a ser insuficiente, la cadena de suministro ya no pueden funcionar tan eficientemente como cuando había menos productos y la relación entre las materias primas, la línea de producción, productos terminados y los clientes era más simple. Si se opera en el extranjero, las necesidades legales y el idioma nuevo puede entonces es necesario abordar.

El Consejo de Administración podrá decidir que las condiciones de justificar la introducción de una planificación de recursos empresariales (ERP) como el negocio avanza a la siguiente etapa. Se puede reconocer que, cuando, actualmente, una mezcla diversa de sistemas está en funcionamiento, racionalización hacia una solución integrada en toda la empresa es necesario si la organización es seguir creciendo de manera eficiente para lograr un mayor éxito. Sin embargo, la introducción de ERP está plagado de dificultades y no debe tomarse a la ligera. implementaciones de ERP son notorios por no den los resultados esperados de ellos. También tienen una tendencia a tomar más tiempo para completar lo previsto y el coste significativamente más de lo originalmente presupuestado. Gartner, el mercado de TI estima que los proyectos de organización de investigación entre 55-75% de las TI (incluyendo ERP) no cumplen con sus objetivos. Sin embargo, en realidad, la mayoría de los proyectos de aplicación son vistos como un fracaso, simplemente porque no cumplen con las expectativas poco realistas originalmente. A menos que los objetivos sean realistas, pertinentes y de realización, un mayor riesgo de fracaso percibido se construirá en el proceso de aplicación desde el inicio.

¿Qué es ERP espera que entregar?
La introducción de la ERP debe ofrecer una mejor gestión empresarial, fomentar la mejora de los procesos de negocio, como resultado una reducción en los costos operativos y menores gastos de mantenimiento de sistemas y ofrecer un vehículo para abrazar cambio cultural requerido por una organización en expansión. También es una declaración de que la organización ha alcanzado un cierto tamaño y complejidad. Para tener éxito, ERP tendrá que ser aceptada por todas las partes del negocio. Buy-in por la organización es un requisito clave para el éxito. ERP están destinadas a mejorar el rendimiento mediante la mejora de la capacidad de la organización para generar información oportuna y precisa a través de la empresa y su cadena de suministro. Prometen una perfecta integración de todos los flujos de información – financiera y contabilidad, recursos humanos, operaciones, cadena de suministro y sistemas de CRM. Se espera proporcionar una visión unificada, que abarca todas las funciones y servicios mediante el establecimiento de un centro de datos única para toda la empresa en la que todas las transacciones se registran, registran, procesan, supervisan, y se notificarán,. El éxito de la implantación del ERP pueden acortar los ciclos de producción, aumentar la precisión de las previsiones de la demanda, mejorar el servicio al cliente, reducir los costos de operación y puede conducir a una reducción de los costos generales de TI mediante la eliminación de información redundante y sistemas informáticos. Es evidente que hay beneficios considerables que se han utilizando ERP. Así que ¿por qué aplicación ERP tantos proyectos terminan en fracaso, y qué se puede hacer para asegurar el éxito? Si los siguientes 10 pasos se siguen a continuación, la aplicación ERP tiene todas las posibilidades de lograr sus metas y tener éxito.

Paso 1. Expectativas Marco
Por encima de todo, las expectativas realistas se debe establecer. Implementación de sistemas ERP es un proceso muy complejo que necesita una gran cantidad de tiempo, los costos de una cantidad significativa de dinero y donde los accesos directos no se pueden tomar si es que se llevarán a cabo con éxito para lograr el resultado deseado. Un error común es subestimar el tiempo previsto y el coste necesario para implementar un nuevo sistema y la percepción de demora y gastos excesivos potencialmente puede causar que el ERP para ser vistos bajo una luz desfavorable. Los proyectos pueden tardar mucho más tiempo de lo inicialmente previsto, haciendo que los costos en aumento y ser significativamente superiores a los presupuestados. Los beneficios esperados no se puede lograr debido a la insuficiencia de análisis de negocio y selección de productos, la gestión deficiente de los proyectos y la prestación ineficiente. Establecer expectativas realistas es esencial para que la organización reconoce plenamente las consecuencias de la trayectoria que ha emprendido y el proyecto no estará al alcance en una luz negativa sobre la cuenta de más de ambiciosas esperanzas.

Paso 2. Compromiso de la Junta
Compromiso con el cambio al más alto nivel y en cada parte de esta actividad es fundamental como la implantación de ERP marca una etapa importante en la evolución de una organización. La aplicación de nuevas ERP es una iniciativa estratégica que debería ser plenamente compatible en todos los niveles para asegurar que sea un éxito. Los altos ejecutivos deben demostrar su compromiso con el cambio para que la organización en su conjunto está totalmente unido y se apoya en todas las partes del negocio. Una comunicación clara e inequívoca de la Junta a todos los jugadores clave que el proyecto es ir por delante es un contribuyente importante al éxito del proyecto. Por el contrario, su ausencia es un importante contribuyente al fracaso del proyecto.

Paso 3. El promotor del proyecto
El papel del Patrocinador es de vital importancia si la ejecución del proyecto es un éxito. El Consejo de Administración deberá designar a un patrocinador que debería ser un alto ejecutivo con el poder y la autoridad necesarias para impulsar el cambio efectivo en toda la organización. El patrocinador será un participante clave en el programa de cambio y deben participar plenamente y visible durante la ejecución del proyecto añadiendo sus aportaciones y asegurar que el plan estratégico es seguido. El promotor debe ser un excelente comunicador, capaz de manejar las expectativas de interesados y con la autoridad necesaria para tomar decisiones difíciles. Los patrocinadores no pueden permanecer al margen, que debe visiblemente, vocal y activa demostrar cualidades de liderazgo, compromiso con el proyecto y el apoyo a los miembros del equipo del proyecto. Rápidamente se debe intervenir para resolver problemas y defender el proyecto.

Paso 4. Definición de Requisitos
La Definición de Requerimientos de negocio es importante para garantizar las necesidades de la organización se entienden por completo antes de que la solución elegida. Si este proceso no se lleva a cabo correctamente la organización puede encontrar que el más apropiado ERP no se ha seleccionado. Selección de una solución inadecuada puede dar lugar a la necesidad de desarrollar personalizaciones y soluciones que se sumarán a los costos y alargar los plazos del proyecto. Más significativamente, la confianza en la solución se verá comprometida. La realización de análisis de negocio completa se asegurará de que el nuevo sistema no sólo replicar sistema antiguo los procesos, pero aprovecha la oportunidad para hacer mejoras significativas. El nuevo sistema proporcionará una oportunidad ideal para mejorar drásticamente los procesos, las operaciones de flujo de línea y reducir los costos operativos. Infraestructura de TI también deben ser evaluados como el nuevo sistema puede tener un nuevo hardware y las implicaciones plataforma que puede conducir a costos adicionales y escalas de tiempo más largo que tendrá que tenerse en cuenta en el plan general del proyecto.

Paso 5. Selección de paquetes
Selección del sistema de ERP más adecuado es esencial para el éxito del proyecto. Mientras que el negocio Requisitos Definición impulsará la funcionalidad del software que se entregarán, la organización también debe tener en cuenta la situación financiera del autor de software. La estabilidad financiera, la reputación y la estrategia de producto a largo plazo requerirá una investigación, porque si un proveedor de ERP está experimentando dificultades financieras, entonces hay el riesgo que pueden fallar o ser asumidas y por lo tanto el futuro a largo plazo del producto será incierto y que este presente una de riesgo. No es raro que los ejecutivos senior, familiarizado con un sistema ERP de una función anterior para decidir la aplicación del mismo sistema en su nueva organización, sin definir los requisitos funcionales y pasar por un proceso de selección completo. Esto debe ser evitado, ya que es poco probable que el producto satisfaga las necesidades específicas de la organización y es probable que otros productos disponibles que son más
apropiado.

Paso 6. El equipo del proyecto
El promotor del proyecto debe decidir cómo el proyecto se llevará a cabo y la composición de los recursos internos y externos. El proveedor de software o un socio de consultoría puede ser seleccionado para realizar el despliegue y es probable que trabajar junto a un equipo interno del proyecto. Normalmente habrá varios gerentes programa de manejo de proyectos múltiples y el personal interno puede ser enviado en la empresa o contratado ya sea en un tiempo completo o de forma provisional para participar en el proyecto. Los equipos internos y externos deben entender sus responsabilidades y debe haber una estricta división del trabajo. Se recomienda que el equipo interno está dedicado por entero a la entrega del proyecto y liberados de sus puestos de trabajo al día durante la duración del proyecto. El equipo de implementación interna también deberían ser elegidos a través de la organización por lo que cada parte de la empresa está representada y sus intereses se tengan en cuenta. Internos y externos equipos tendrán que trabajar en colaboración y evitar el conflicto. La existencia de una cultura de la culpa es un importante contribuyente al fracaso del proyecto.

Paso 7. Gestión de Proyectos
Eficaz gestión de proyectos es vital para el éxito de la aplicación. escalas de tiempo realistas proyecto son la responsabilidad del Director del proyecto y deben ser respetados y cualquier desviación del plan debe ser abordado de inmediato para garantizar la secuencia correcta de los acontecimientos y se evitan los embotellamientos. El proyecto debe ser cuidadosamente definido y resistió el alcance del proyecto y control adicionales (fluencia del proyecto) (a menos que cuidadosamente por coeficientes de), de lo contrario el proyecto se ejecutará más, cuestan más y perder el foco. Principales resultados de aplicación y los hitos serán necesarios para medir el progreso, identificar las retenciones y garantizar la entrega a tiempo. La falta de puestos de control con resultados periódicos es una señal de posibles problemas y, aunque los plazos pueden deslizarse por una variedad de razones, un equipo que varias veces se pierde ellos demuestra una falta de disciplina que puede aumentar dramáticamente el riesgo del proyecto. Con la gestión de proyectos bien organizados, el tiempo suficiente se debe permitir para la documentación, la redefinición y la integración de procesos y sistemas de pruebas antes de “ir a vivir”.

Paso 8. Negocios conductor
La implementación de ERP debe ser impulsado por el negocio en lugar de el departamento de TI. Los requisitos del negocio son de suma importancia a pesar de los problemas de TI que deben ser abordados. Para un sistema de información común para trabajar en toda la organización, cada usuario debe adoptar, se adhieren y apoyan los métodos comunes de trabajo apoyado por el nuevo sistema. Cualquier departamento o unidad de negocio que no se ajuste a los procesos dictados por el nuevo sistema se convertirá en el eslabón débil que en última instancia, hace que el sistema en toda la empresa ineficaz.

Paso 9. Comunicación
La existencia de buenos canales de comunicación a través de la organización ayudará a asegurarse de comprar y mantener a todos informados e involucrados. Debe existir una comunicación regular entre los recursos humanos, cadena de Finanzas, la oferta y la comercialización como el nuevo ERP puede ser visto con temor y preocupación por parte del personal que pueden creer sus papeles están en peligro. Es necesario demostrar que el nuevo sistema se traducirá en eficiencias operativas y los cambios de roles, sino como el motor de cambio es probable que el crecimiento de las empresas, las perspectivas de carrera a largo plazo debería mejorar. Debe existir una comunicación clara de los objetivos estratégicos de la organización y cómo el despliegue del ERP a cumplir. Antes de que comience la ejecución, la alta dirección debe crear una visión clara y convincente de cómo la empresa debe operar en el futuro para conseguir el apoyo de los clientes, empleados y proveedores. Esta visión, junto con una imagen clara de las expectativas y los resultados, deberá ser comunicada a todas las funciones y todos los niveles de la organización. En la mayoría de las organizaciones, muchas personas no entienden completamente los objetivos estratégicos de su organización y cómo sus actividades individuales o departamentales de apoyo de esos objetivos. Por lo tanto, es probable que estas personas no van a entender por qué ERP está llevando a cabo y lo que las empresas las necesidades críticas de la empresa está tratando de resolver. El proyecto debe abrazar a la gente en toda la organización y todo el personal debe reconocer los beneficios del nuevo sistema.

Paso 10. Capacitación
Un amplio programa de capacitación es una necesidad, aunque los equipos de aplicación son bien conocidos por subestimar la cantidad de formación de los usuarios que se requerirán. Esto puede significar que las capacidades del nuevo sistema no se utilizan plenamente y los usuarios pueden incluso volver a sistemas antiguos, si no tienen confianza en el nuevo sistema. El proceso de capacitación debe generar buena voluntad de la nueva solución y la familiaridad con el software contribuirá a su aceptación en toda la empresa.

Resumen
El deseo de implementar ERP indica que una organización ha alcanzado un cierto nivel de éxito y la complejidad, se espera que crezca y cree que mediante la implementación de un nuevo sistema integrado de éxito empresarial más amplia será alcanzable. Si las expectativas para el nuevo sistema ERP se gestionan debidamente, un proyecto de implementación correctamente los recursos y realista y se nutre de los principios expuestos anteriormente, se siguió a continuación, hay muchas razones para esperar que la implementación sea un éxito.